RAW-systematiek > Digitaal registreren

Lint: [Bestand] + [Registreren]

Sneltoets: geen

Icoon: geen

Sinds de introductie van de RAW-systematiek 2005 is de registratie van bestekken gewijzigd van registratie op papier achteraf naar elektronische registratie vooraf.

Deze digitale registratie is voorzien in Ibis voor Infra door middel van het aanroepen van een zogenaamde webservice.

Een bestek dat nog niet is geregistreerd, is op de volgende manieren te herkennen:

•Op het beeldscherm wordt in de statusbalk 'CONCEPT' getoond:
Concept beeldscherm

•Bij het afdrukken wordt op iedere pagina het watermerk 'Conceptversie' geprint:
Concept afdrukken

Bovenstaande aanduidingen worden alleen getoond, wanneer als de contractvorm 'Bestek' of 'Raamovereenkomst' is gekozen.

Wanneer een bestek is geregistreerd, zullen 'Concept' in de programmatuur en het watermerk 'Conceptversie' op de afdruk niet meer worden getoond.

Een nieuw bestek dat is gebaseerd op een zogenaamd initieel bestek, zal altijd 'Concept' bevatten, ook al is het initiële bestek dat eraan ten grondslag lag wel een geregistreerd bestek.

Binnen de module Specificeren kan een bestek op de volgende manier worden geregistreerd:

•Voor het registreren van een RAW-bestek is het noodzakelijk dat het bestek een bestandsnaam heeft. Sla het bestek dus eerst op

•Ga naar menu [Bestand] + [Registreren]. Het volgende scherm wordt getoond:
Registreren bestek webservice of

Velden

Kader voor registratie

Door middel van de bovenste optie kan worden aangegeven of naast het digitaal registreren van de bestekpost '960010 - Bijdrage RAW-systematiek' ook de afdracht van de bestekpost '960020 - Bijdrage Fonds Collectieve Kennis-CT' moet worden geregistreerd. Vanaf de Releaseversie 2022-09 is deze bestekpost gewijzigd naar '960020 - Bijdrage Fonds Fysieke Leefomgeving'.

Kies vervolgens voor één van de vier opties met betrekking tot de 'Uitgifte en betaling' van de bijdragen. CROW kan u informeren in welke gevallen u welke optie voor registratie moet toepassen.

RAW-licentienr(s)

Hier kunnen de RAW-licentienummers worden ingevuld van de besteksschrijvende en van de afdragende partij. Deze zullen in de meeste gevallen gelijk zijn. Enkel wanneer bij 'Kader voor registratie' gekozen is voor 'Uitgifte en betaling RAW-bijdrage door een andere aanbestedende dienst' kan een afwijkend RAW-licentienummer worden ingevuld voor de afdragende partij. Het RAW-licentienummer van de bestekschrijver kan niet handmatig worden ingevuld, dit wordt uit de licentiegegevens van Ibis voor Infra gelezen.

N.B.

Wanneer gekozen wordt voor 'Uitgifte en betaling RAW-bijdrage door een andere aanbestedende dienst' dan is het noodzakelijk dat de aanbestedende dienst op de website van CROW, https://registratiemodule.crow.nl/ords/f?p=ZAA:CONTRACTEN, uw organisatie een machtiging verleent om een bestek te kunnen registreren. CROW kan u informeren over hoe een en ander gerealiseerd moet worden op haar website.

Betalingsvorm

Vul hier in of sprake is van een directe betaling aan CROW of dat de betaling is geregeld in het RAW-bestek. In dat geval is de bestekpost '960010 Bijdrage RAW-systematiek' opgenomen in het bestek.

Bestek gegevens

Besteknummer:

Hier moet het nummer worden ingegeven waaronder het te registreren bestek op de markt wordt aangeboden. Standaard wordt hier dezelfde informatie ingevuld als op het eigenschappenvenster van het bestek, menukeuze [Bestand] + [Info] + [Eigenschappen], hoofdstuk Algemeen, optie 'Samenvatting' bij het invoerveld 'Besteknummer'. Worden deze gegevens tijdens het registreren gewijzigd, dan wordt dit ook aangepast in het eigenschappenvenster van het bestek.

Omschrijving:

Hier moet een korte omschrijving van het bestek worden gegeven. Standaard wordt hier de bestandsnaam zonder de extensie '.GWW' ingevuld; deze naam is eventueel te wijzigen.

Aanbestedingsdatum:

Vul hier de datum in waarop de aanbesteding zal gaan plaatsvinden. Deze wordt in eerste instantie overgenomen van de Eigenschappenvenster van het bestek.

Wijze van registreren

Vul bij 'Registreren' het e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord in, zoals u dat op de website van CROW heeft ingevuld ten behoeve van het digitaal registreren van RAW-bestekken. Binnen iedere organisatie is een zogenaamde kwartaalopgave medewerker aanwezig. Deze verzorgde tot voorheen de papieren registratie van de RAW-bestekken. Deze medewerker heeft van CROW eenmalig een e-mailadres en een bijbehorend wachtwoord ontvangen. Deze medewerker kan andere personen binnen de eigen organisatie via deze website de mogelijkheid geven eveneens digitale registraties te verrichten. U kunt opgeven of de gegevens die u hier invult moeten worden opgeslagen op het werkstation. Als u hiervoor kiest, dan worden deze gegevens een volgende keer automatisch ingevuld.

Registratiegegevens

Als de registratie via de webservice gelukt is, worden automatisch de velden registratiecode (5-cijferig volgnummer) en ontgrendelcode (32-cijferig) ingevuld.

Knoppen

Registreren

Deze knop pas vrijgegeven als de keuzes die in dit venster gemaakt zijn in overeenstemming zijn met de overeenkomstige bestekposten in Deel 2.2 en de bijbehorende bepalingen in Deel 3 van het contract. Als dit niet het geval is verschijnt er een rood uitroepteken voor de knop en verschijnt er een tooltip op het moment dat over dit uitroepteken wordt genavigeerd:

Registreren bestek webservice - tooltip

Na het klikken op deze knop wordt als eerste getracht via Internet de zogenaamde webservice aan te roepen die CROW hiervoor heeft ontwikkeld.

Zie verderop op deze pagina voor meer uitleg hieromtrent.

Verlaat het scherm zonder registreren.

OK en Opslaan

Als de registratiegegevens zijn ingevuld, zal in het venster de knop [OK] wijzigen in [OK en Opslaan].

Registratiegegevens

Als hierop wordt geklikt, dan zullen de gegevens in het bestek worden opgeslagen en wordt het venster afgesloten. Tevens zal tegelijkertijd het bestek worden opgeslagen.

•Wanneer de webservice niet benaderd kan worden vanaf het werkstation wordt de standaardbrowser van de gebruiker geopend en wordt een internetpagina opgestart waar de registratie kan worden ingevoerd. De website die wordt getoond, is https://registratiemodule.crow.nl/ords/f?p=ZAA:CONTRACTEN. Op deze website kan door middel van de menukeuze 'Nieuw bestek/contract' aan de rechterbovenzijde een pagina worden opgestart om een registratie van een RAW-bestek toe te voegen. Hier dient alle relevante informatie op de website te worden ingevuld. Afsluitend kunt u op de website op [Opslaan] klikken om het bestek toe te voegen.

•Wanneer de webservice niet benaderd kan worden vanaf het werkstation en er tevens geen internetverbinding is, dan wordt na het klikken op [Registreren] het onderstaande venster getoond:
Registreren bestek telefoon
Wanneer dit is gedaan, dienen op het DRAW-venster binnen Ibis voor Infra in het veld 'Registratiegegevens' de velden registratiecode (5-cijferig volgnummer) en ontgrendelcode (32-cijferig) te worden ingevuld. Deze zijn door middel van kopiëren en plakken eenvoudig vanaf de website in Ibis voor Infra in te voeren. Hierna zal onderaan in het venster [OK] wijzigen in [OK en Opslaan]. Als hierop wordt geklikt, dan zullen de gegevens in het bestek worden opgeslagen en wordt het venster afgesloten. Tevens zal tegelijkertijd het bestek worden opgeslagen.
Wordt er een onjuist nummer bij ontgrendelcode ingegeven of wordt voordat op [OK] wordt geklikt het besteknummer gewijzigd, dan volgt hiervan een melding en wordt het bestek niet geregistreerd.
Registreren bestek fout
Voor meer informatie aangaande de registratie op de website verwijzen wij u door naar CROW.

Enkele opmerkingen met betrekking tot het digitaal registreren van RAW-bestekken (DRAW):

1.Nadat een bestek eenmaal is geregistreerd en het registratievenster wordt nogmaals opgeroepen in Ibis voor Infra, dan zullen de ingevoerde gegevens niet meer te bewerken zijn. Tevens kan op het eigenschappenvenster van het bestek, menukeuze [Bestand] + [Eigenschappen], tabblad Samenvatting het invoerveld besteknummer niet meer worden gewijzigd.

2.Wanneer een bestek is geregistreerd, wordt in de kop van het bestek naast het RAW-licentienummer de registratiecode afgedrukt. In onderstaand voorbeeld de registratiecode '132030':

3.Indien van toepassing, wordt het RAW-licentienummer en de registratiecode van de afdragende partij afgedrukt.

4.Wordt een geregistreerd bestek in Ibis voor Infra geopend en via lint [Bestand] + [Opslaan als] gekozen om het onder een andere naam op te slaan, volgt een melding dat dit bestek weer een conceptbestek wordt:
Opslaan als geregistreerd bestek
Dit dient dan opnieuw te worden geregistreerd.

5.Wordt een geregistreerd bestek buiten Ibis voor Infra gekopieerd, bijvoorbeeld met behulp van de Windows Verkenner, en onder een andere naam opgeslagen dan blijft dit bestek een geregistreerd bestek.

Vrijgeven van de knop [Registreren]

Het registreren van een RAW contract is dit pas mogelijk als de keuzes die in het registratievenster gemaakt zijn in overeenstemming zijn met de overeenkomstige bestekposten in Deel 2.2 en de bijbehorende bepalingen in Deel 3 van het contract. Pas dan wordt de knop [Registreren] vrijgegeven. Als dit niet het geval is verschijnt er een rood uitroepteken voor de knop en verschijnt er een tooltip op het moment dat over dit uitroepteken wordt genavigeerd:

Registreren bestek webservice - tooltip

De items op het registratievenster die hierop van invloed zijn, zijn de volgende:

•Bij 'kader voor registratie': of is aangevinkt dat de 'Bijdrage Fonds Collectieve Kennis CT registreren' van toepassing is.

•Bij 'Betalingsvorm': welke keuze hier is gemaakt: 'Directe betaling' of 'Betalingsverplichting in bestek'.
Registreren bestek webservice - invloed items op knop Registreren of

Voor de volgende contractvormen in combinatie met de verschillende RAW systematieken geldt dat de knop [Registreren] wordt vrijgegeven als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

1.Als de 'Bijdrage Fonds Collectieve Kennis CT registreren' of 'Bijdrage Fonds Fysieke Leefomgeving registreren' niet is aangevinkt en de keuze 'Directe betaling' is gemaakt:

oIn een RAW 2020 Bestek: